○上富田町文書整理保存規程
平成12年5月25日
規程第5号
上富田町文書整理保存規程(昭和44年規程第2号)の全部を改正する。
(趣旨)
第1条 この規程は、本庁及び出先機関で処理の完結した文書(以下「完結文書」という。)の整理及び保存に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 文書 上富田町の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、上富田町が保有しているものをいう。ただし、新聞、雑誌、書籍その他これらに類するものを除く。
(2) 文書管理システム 電子計算機を利用して、文書の収受、起案、決裁、保存、廃棄その他文書に関する事務の処理を行うための情報システムをいう。
(整理方法)
第3条 文書の整理は、原則として簿冊方式にて行うものとする。ただし、図面等の簿冊方式で保管することが困難なものについては、最適な方式により整理することができる。
2 文書は、原則として同一年限のものを綴らねばならない。
3 1冊の厚さが10センチメートルを越えるとき又は完結文書の性質、形状等により1冊に編集することが困難なものは、それぞれ適当な方法により分冊すること。
4 2以上の年度にわたるものは、適宜分冊して編集することができる。この場合においては、保存年限及び種別に十分考慮をはらうこと。
5 種別の異なる文書を一緒に編集した場合は、長期の種別の文書として取り扱うこと。
6 簿冊は、次の2種類の区分を定める。
(1) 常用簿冊 事務の都合上、年度が変わっても、課内に常備する簿冊
(2) 一般簿冊 完結翌年度の課内保管が終了した後は、保存書庫に保存又は廃棄される簿冊
(保存年限)
第4条 完結文書(当該文書に関連する各種記録で主幹課長において重要と認めるものを含む。)の保存年限は、法令その他別に定めのあるもの(以下本条中「法定期間」という。)を除くほか、次のとおりとする。ただし、法定期間のあるものであっても、この規程で法定期間を超える保存年限を定めているものについては、この規程に定めるところによる。
第1種 長期保存
第2種 30年保存
第3種 10年保存
第4種 5年保存
第5種 3年保存
第6種 1年保存
2 主幹課長は、保存年限を経過した保存文書であっても、保存の必要があると認めたときは、更に期間を定めて保存することができる。
3 文書の保存年限の基準は、別表のとおりとする。
(文書分類表)
第5条 文書は、大中小の3段階により分類することとする。
2 前項に規定した分類は、文書分類表としてまとめ総務課が改訂及び維持を行う。
3 各課は、組織移動、事務分掌の異動により、文書分類表の変更が必要な場合は、文書処理票(別記第1号様式)により総務課に通知する。
4 文書分類表は、常用簿冊として管理し、年度毎の追加及び削除は加除式で行う。
(簿冊の名称)
第6条 簿冊単位での文書管理においては、全ての簿冊に対し基準となる簿冊基準名称を定め、その基準名称に沿う形で個々の簿冊名を定めるものとする。
2 各職員は、新たに簿冊を作成するときは、文書管理システムにて表紙及び背表紙(別記第2号様式)を作成し、当該簿冊に付するものとする。
3 総務課は、全庁の簿冊目録の集約整理及び廃棄の記録管理等を行う。
(文書の保管)
第7条 文書の保管は各課において行う。
2 保管の対象となる文書は次の各号に定めるものとする。
(1) 現年度簿冊
(2) 前年度簿冊
(3) 常用簿冊
第8条 簿冊は課内の書棚、キャビネット等に収納する。現年度簿冊、前年度簿冊及び常用簿冊は、それぞれの収納場所を個別に定め、文書分類の記号順及び番号順に並べておくこととする。
(文書の移し換え)
第9条 各課は毎年6月及び7月の文書整理一斉作業の時期に文書の移し換えを行う。
2 文書の移し換えは現年度簿冊保管書棚から前年度簿冊保管書棚に簿冊を移動することにより行う。
(文書の置換え)
第10条 各課は毎年6月及び7月の文書整理一斉作業の時期に文書の置換えを行う。
2 文書の置換えは前年度簿冊保管書棚から保存書庫の課割当書棚に簿冊を移動することにより行う。
(文書の保存)
第11条 文書は、文書管理システムにて保存する。ただし、その他の文書の保存については、保存書庫の割振りを総務課が行い、その他の管理は各課において行う。
第12条 各課は保存書庫内の該当の書棚に、保存対象の簿冊を収納する。簿冊は年度毎に並べ、また同一年度内では、文書分類の記号順及び番号の順位に並べることとする。
(閲覧又は借用)
第13条 職員は、保存文書の閲覧又は借用をしようとするときは、閲覧(借用)票を総務課長に提出してその許可を受けるものとする。
(借用期間)
第14条 借用期間は7日以内とする。ただし、総務課長は、借用期間を延長又は短縮することができる。
2 総務課長は借用期間中であっても、その必要が生じたときは、いつでも許可を取り消すことができる。
(文書の廃棄)
第15条 文書の廃棄は毎年7月及び8月の文書整理一斉作業の時期に行う。
2 廃棄の対象は、保管されていた前年度簿冊のうち保存年限が1年のものと、保存されていた保存簿冊のうち保存年限が満了したものとする。
(廃棄方法)
第16条 廃棄は次の各号に定める手順で行う。
(1) 総務課は、廃棄の手順、日程等を各課に指示する。
(2) 各課は、廃棄該当簿冊を点検し廃棄してよいものについて廃棄作業を行う。保存期間延長の必要があるものについては廃棄を行わない。
(3) 各課は、廃棄作業の結果を廃棄結果表(別記第3号様式)を用いて総務課に報告する。
(4) 総務課は、廃棄作業の結果報告を受けて、簿冊目録の該当簿冊に廃棄年月日を記録する。保存期間延長の簿冊については、目録の該当簿冊に延長年数を記録する。
附則
この規程は、平成12年10月1日から施行する。
附則(平成16年6月25日規程第13号)
この規程は、平成16年7月1日から施行する。
附則(令和3年3月31日規程第11号)
この規程は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和7年3月17日規程第3号)
この規程は、令和7年3月17日から施行する。
別表(第4条関係)
保存年限区分表
保存年限区分 | 長期 | 30年 | 10年 | 5年 | 3年 | 1年 |
1．議会の議決書及び議事録 | ○ | ○ | ||||
2．条例、規則、告示、訓令、訓達及び指令の原議並びに関係書類 | ○ | ○ | ||||
3．進退、賞罰、身分等の人事に関する書類 | ○ | ○ | ||||
4．退職年金及び遺族年金に関する文書 | ○ | ○ | ||||
5．不服申立、審査の請求、訴訟、調停及び和解に関する文書 | ○ | ○ | ||||
6．財産及び町債に関する文書 | ○ | ○ | ||||
7．市町村の設置、分合、境界変更及び名称の変更に関する文書 | ○ | ○ | ||||
8．町税徴収に関する文書 | ○ | ○ | ○ | |||
9．事務引継ぎに関する文書 | ○ | ○ | ○ | ○ | ||
10．工事関係文書 | ○ | ○ | ○ | ○ | ||
11．褒賞に関する文書 | ○ | ○ | ||||
12．寄附採納に関する文書 | ○ | ○ | ||||
13．調査、統計、報告等に関する文書 | ○ | ○ | ○ | |||
14．国又は県の訓令、指令、例規、通知及び往復文書 | ○ | ○ | ||||
15．認可、許可又は契約に関する文書 | ○ | ○ | ○ | ○ | ||
16．予算、決算及び出納に関する帳票並びに証拠文書 | ○ | ○ | ||||
17．補助金に関する文書 | ○ | ○ | ||||
18．物品の出納簿及び物品保管に関する文書 | ○ | |||||
19．日誌、出勤簿、旅行命令簿等職員の勤務の実態を証する文書 | ○ | ○ | ||||
20．消耗品及び材料に関する受払簿 | ○ | |||||
21．照会、回答その他往復文書に関する文書 | ○ | |||||
22．軽易な文書 | ○ |
※保存年限区分が長期の場合は30年ごとに延長若しくは廃棄の検討を行う。
別記第1号様式(第5条関係)
別記第2号様式(第6条関係)
別記第3号様式(第16条関係)
