○上富田町文書整理保存規程

平成12年5月25日

規程第5号

第1条 この規程は、本庁及び出先機関で処理の完結した文書(以下「完結文書」という。)の整理及び保存に関し必要な事項を定めるものとする。

第2条 文書の整理は、原則として簿冊方式にて行うものとする。ただし、図面等の簿冊方式で保管することが困難なものについては、最適な方式により整理することができる。

2 文書は、原則として同一年限のものを綴らねばならない。

3 1冊の厚さが10センチメートルを越えるとき又は完結文書の性質、形状等により1冊に編集することが困難なものは、それぞれ適当な方法により分冊すること。

4 2以上の年度にわたるものは、適宜分冊して編集することができる。この場合においては、保存年限及び種別に十分考慮をはらうこと。

5 種別の異なる文書を一緒に編集した場合は、長期の種別の文書として取り扱うこと。

6 簿冊は、次の2種類の区分を定める。

(1) 常用簿冊 事務の都合上、年度が変わっても、課内に常備する簿冊

(2) 一般簿冊 完結翌年度の課内保管が終了した後は、保存書庫に保存若しくは廃棄される簿冊

第3条 文書の保存年限は、特に定めのあるものを除き、次のとおりとする。

第1種 永年保存

第2種 長期保存

第3種 10年保存

第4種 5年保存

第5種 3年保存

第6種 1年保存

2 各文書の類目、付記及び種別は、別表による。

第4条 文書は、大中小の3段階により分類することとする。

2 前項に規定した分類は、文書分類表としてまとめ総務政策課が改訂及び維持を行う。

3 各課は、組織移動、事務分掌の異動により、文書分類表の変更が必要な場合は、文書処理票(様式第1号)により総務政策課に通知する。

4 文書分類表は、常用簿冊として管理し、年度毎の追加及び削除は加除式で行う。

5 文書分類表は、年度毎に写しを作成し、この写しを正本として、当該年度の文書分類表として保存する。

第5条 文書取扱主任は、文書管理で使用される全ての簿冊を次に定める項目について文書保存年限表としてまとめる。

(1) 文書分類記号及び番号

(2) 基準名称番号

(3) 簿冊の基準名称

(4) 担当部署

(5) 保存年限

(6) 常用区分

2 文書保存年限表の改訂及び維持は、各課で行う。

3 文書保存年限表は、常用簿冊として管理し、年度毎の追加は、加除式で行う。

4 文書保存年限表は、年度毎に写しを作成し、この写しを正本として当該年度の文書保存年限表として保存する。

5 総務政策課は、各課が改訂を行った文書保存年限表を集約して整理する。

第6条 簿冊単位での文書管理においては、全ての簿冊に対し基準となる簿冊基準名称を定め、その基準名称に沿う形で個々の簿冊名を定めるものとする。

2 各職員は、簿冊を新しく作成する場合には次に掲げる方法により行うものとする。

(1) 各職員は、簿冊起票(様式第2号)及び簿冊タイトルラベル(様式第3号)を用いて文書取扱主任に新しく作成する簿冊の簿冊目録(様式第4号)への登録を依頼する。

(2) 文書取扱主任は、簿冊目録への登録を完了後、簿冊タイトルラベルに検印して依頼者に返却する。

3 各職員は、新しく作成する簿冊に該当する簿冊基準名称が文書保存年限表にない場合は、次に掲げる方法により簿冊基準名称の追加の作業を行う。

(1) 各職員は、文書処理表を用いて、課の文書取扱主任に簿冊基準名称の追加を依頼する。

(2) 文書取扱主任は、文書保存年限表に簿冊基準名称の追加を行う。

4 総務政策課は、全庁の簿冊目録の集約整理及び廃棄の記録管理等を行う。

第7条 文書の保管は各課において行う。

2 保管の対象となる文書は次の各号に定めるものとする。

(1) 現年度簿冊

(2) 前年度簿冊

(3) 常用簿冊

第8条 簿冊は課内の書棚、キャビネット等に収納する。現年度簿冊前年度簿冊及び常用簿冊はそれぞれの収納場所を個別に定め、文書分類の記号順及び番号順に並べておくこととする。

第9条 各課は毎年6月及び7月の文書整理一斉作業の時期に文書の移し換えを行う。

2 文書の移し換えは現年度簿冊保管書棚から前年度簿冊保管書棚に簿冊を移動することにより行う。

第10条 各課は毎年6月及び7月の文書整理一斉作業の時期に文書の置換えを行う。

2 文書の置換えは前年度簿冊保管書棚から保存書庫の課割当書棚に簿冊を移動することにより行う。

第11条 文書の保存は、保存書庫の割振りを総務政策課が行い、その他の管理は各課において行う。

2 保存の対象となる文書は保管されていた前年度簿冊のうち保存年限が3年以上のものとする。

第12条 各課は保存書庫内の該当の書棚に、保存対象の簿冊を収納する。簿冊は年度毎に並べ、また同一年度内では、文書分類の記号順及び番号の順位に並べることとする。

第13条 職員は、保存文書の閲覧又は借用をしようとするときは、閲覧(借用)票を総務政策課長に提出してその許可を受けるものとする。

第14条 借用期間は7日以内とする。ただし、総務政策課長は、借用期間を延長又は短縮することができる。

2 総務政策課長は借用期間中であっても、その必要が生じたときは、いつでも許可を取り消すことができる。

第15条 文書の廃棄は毎年6月及び7月の文書整理一斉作業の時期に行う。

2 廃棄の対象は、保管されていた前年度簿冊のうち保存年限が1年のものと、保存されていた保存簿冊のうち保存年限が満了したものとする。

第16条 廃棄は次の各号に定める手順で行う。

(1) 総務政策課は、廃棄の手順、日程等を示した文書廃棄指示書を作成し、廃棄簿冊一覧表(様式第5号)を添付して各課に提出する。

(2) 各課は、廃棄該当簿冊を点検し廃棄してよいものについて廃棄作業を行う。保存期間延長の必要があるものについては廃棄を行わない。

(3) 各課は、廃棄作業の結果を文書廃棄完了報告を用いて総務政策課に報告する。

(4) 総務政策課は、廃棄作業の結果報告を受けて、簿冊目録の該当簿冊に廃棄年月日を記録する。保存年限延長の簿冊については、目録の該当簿冊に延長年数を記録する。

附 則

この規程は、平成12年10月1日から施行する。

附 則(平成16年6月25日規程第13号)

この規程は、平成16年7月1日から施行する。

様式第1号(第4条関係)

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様式第2号(第6条関係)

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様式第3号(第6条関係)

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様式第4号(第6条関係)

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様式第5号(第16条関係)

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上富田町文書整理保存規程

平成12年5月25日 規程第5号

(平成16年7月1日施行)