○上富田町戸籍事務電子計算機処理にかかるデータ保護管理要領

平成4年5月1日

要領第1号

(目的)

第1条 この要領は、上富田町住民課における戸籍事務の電子計算機処理に係わるデータの保護に関し必要な事項を新たに定め、データ保護の適正な管理運営を確保することを目的とする。

(対象とするデータ)

第2条 この要領で対象とするデータの範囲は、戸籍事務電子計算機処理にかかるデータで、入出力帳票、フロッピーディスク、磁気ディスク媒体に記録されているものをいう。

(処理の基本方針)

第3条 電子計算機処理に当たっては、見出し・検索事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するよう配慮しなければならない。

(業務処理の範囲)

第4条 電子計算機処理による業務処理の範囲は、除籍・改製原戸籍の検索並びに戸籍届書に基づいて処理する現在戸籍・除籍・改製原戸籍の見出帳の作成及び検索事務の範囲とする。

(戸籍データの保護)

第5条 戸籍入力データを戸籍届書に限定し、戸籍法(昭和22年法律第224号)その他の法令に定めがない事項は、入力データの対象としてはならない。また、プライバシーの保護のため十分配慮しなければならない。

2 電子計算機処理の内容を戸籍事務、戸籍記載、戸籍附票及び人口動態の目的以外に利用してはならない。

3 戸籍データは、法令に定めのあるものを除き、外部に提供してはならない。

(保護管理者の設置)

第6条 戸籍データ及びこれを電子計算機処理して得られる情報を的確に管理し、保護の万全を期するため、住民生活課に戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置く。

2 保護管理者は、住民生活課長をもって充てる。

(保護管理者の職務)

第7条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが的確に管理されるよう努めなければならない。

(戸籍データの管理等)

第8条 保護管理者は、戸籍事務の電子計算機処理に当たり、次の各号に掲げるものを適正に管理しなければならない。

(1) 入出力帳票は、戸籍法その他の法令等に定めるところにより調製し、保管しなければならない。不要となった入出力帳票は、速やかに焼却等の方法によって処分しなければならない。

(2) 機能仕様書、企画書、操作手順書及び電子計算機処理に必要な仕様書

(3) フロッピーディスクその他戸籍事務の電子計算機処理にかかるデータの媒体は、所定の場所に保管するものとし、その取扱いは保護管理責任者が指定する住民生活課職員(以下「取扱責任者」という。)をもってするものとする。

2 取扱責任者は、戸籍電子計算機及びそれに係わるデータ媒体について、火災その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。事故が発生したときは、取扱責任者は速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、保護管理者に報告しなければならない。

(システムの運用)

第9条 保護管理者は、戸籍事務電子計算機処理の運用に際しては、プライバシー保護のため、十分かつ慎重な措置を講じなければならない。

2 保護管理者は、端末機の操作に際して、戸籍事務を担当する職員(以下「戸籍担当職員」という。)に対し個別のパスワードを設定し、そのパスワードを管理するためのパスワードを別途設定しなければならない。

3 管理パスワード及び個別パスワードは、保護管理者が管理し、そのコードを秘密にしなければならない。

4 戸籍担当職員は、個人に付与されたパスワードを秘密にしなければならない。

5 保護管理者は、端末機を受付窓口から離れた場所に設置し、来庁者、他課の職員等が入力内容を読み取ることのないように配慮しなければならない。

6 戸籍電子計算機処理にかかる業務は、外部委託してはならない。

7 保護管理者は、システムが適正に運用されているか常にその使用状況を調査、把握し、適正な管理に努めるとともに、必要に応じて適正な措置を取らなければならない。

(端末機の操作)

第10条 端末機の操作は、戸籍担当職員が行うものとする。

2 端末機の操作は、業務に必要な場合以外に行ってはならない。また、見出データ及びその他戸籍に関するデータを、業務に必要な場合以外に検索してはならない。

(台帳の保管)

第11条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表のとおり戸籍事務電子計算機処理に係わる台帳を保管しなければならない。

(会議)

第12条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。

2 会議は、データ保護管理者が必要に応じて、戸籍データ保護に係わる事務について開催するものとする。

3 会議は、保護管理者、取扱責任者及び戸籍事務所管課職員をもって組織する。

4 会議の庶務は、戸籍事務所管課において処理する。

附 則

この要領は、平成4年5月1日から施行する。

附 則(平成16年6月25日要領第2号)

この要領は、平成16年7月1日から施行する。

別表(第11条関係)

戸籍台帳保管方式一覧表

(注)○印は保存 ×印は保存しない

媒体

台帳

磁気ディスク保存

フロッピーディスク保存

文書保存

新戸籍

(注2)

×

○文書のみ保存

受附帳

(注2)

×

○文書のみ保存

新附票

(注2)

×

○文書のみ保存

戸籍見出帳

除籍見出帳

原戸籍見出帳

各種目録(注1)

(注3)

×

○文書のみ保存

統計

(注4)

×

○文書のみ保存

人口動態調査票

(注2)

×

○文書のみ保存

(注1) 戸籍副本送付目録、除籍副本送付目録、及び25年経過副本送付目録をいう。

(注2) 決裁済みのものは、入力後15日目の立上げ時に自動消去するが、15日以内に出力されていない受附については、出力後4日目の立上げ時に自動消去する。

(注3) 月次処理で消去する。

(注4) 年次処理で消去する。

上富田町戸籍事務電子計算機処理にかかるデータ保護管理要領

平成4年5月1日 要領第1号

(平成16年7月1日施行)