○上富田町保有個人情報等安全管理措置規程
令和6年6月14日
規程第4号
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条～第7条)
第3章 職員の責務(第8条)
第4章 保有個人情報等の取扱い(第9条～第21条)
第5章 情報システムにおける安全の確保等(第22条～第37条)
第6章 情報システム室の安全管理(第38条・第39条)
第7章 保有個人情報等の提供及び業務の委託等(第40条・第41条)
第8章 安全管理上の問題への対応(第42条～第44条)
第9章 監査及び点検の実施(第45条～第47条)
第10章 雑則(第48条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号利用法」という。)、上富田町個人情報保護法施行条例(令和5年条例第2号。以下「個人情報保護法施行条例」という。)及び上富田町議会の個人情報の保護に関する条例(令和5年条例第10号。以下「議会保護条例」という。)に定めるもののほか、本町における保有個人情報及び個人番号その他の特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)の適正かつ円滑な運用管理及び情報保護の安全管理対策に関し必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程で使用する用語は、個人情報保護法、番号利用法、個人情報保護法施行条例及び議会保護条例において使用する用語の例による。
2 この規程において、実施機関とは、個人情報保護法施行条例第2条第2項に規定する実施機関及び議会をいう。
第2章 管理体制
(総括保護管理者)
第3条 保有個人情報及び特定個人情報等(以下「保有個人情報等」という。)の管理に関する事務を総括するため、総括保護管理者を置く。
2 総括保護管理者は、副町長をもって充てる。
3 総括保護管理者は、保有個人情報等の管理に係る重要事項の決定、連絡、調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする上富田町情報セキュリティ委員会を設け、これを定期又は随時に開催することができる。
(保護管理者)
第4条 実施機関の長は、保有個人情報等の適切な管理を行うため、保有個人情報を取り扱う各課等(以下「課」という。)に保護管理者を置く。
2 保護管理者は、各課の長をもって充てる。
3 保護管理者は、各課における保有個人情報等の管理に関する事務を掌理する。
4 保護管理者は、保有個人情報等を情報システムで取り扱う場合は、当該情報システムを管理する課の保護管理者(以下「情報システム管理者」という。)と連携して、前項の事務を行うものとする。
5 保護管理者は、次に掲げる事項を指定する。
(1) 特定個人情報等を取り扱う職員(以下「番号事務取扱担当者」という。)及びその役割
(2) 番号事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲
6 保護管理者は、次に掲げる組織体制を整備する。
(1) 番号事務取扱担当者が番号利用法、この規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合の報告連絡体制
(2) 特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損(以下「漏えい等」という。)の事案の発生又は兆候を把握した場合の報告連絡体制
(3) 特定個人情報等の漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合の対応体制
7 保護管理者は、特定された利用目的の達成に必要な範囲内において、特定個人情報等を正確かつ最新の内容に保つよう努めるものとする。
8 特定個人情報等を複数の課で取り扱う場合は、各保護管理者が調整を行い、各課が分担する特定個人情報等の事務の範囲及び責任の明確化を行うものとする。
(保護担当者)
第5条 保護管理者は、所属職員のうちから保護担当者を1人又は複数人指名し、保護管理者を補佐させるものとする。
2 保護担当者は、各課における保有個人情報等の管理に関する事務を担当する。
(監査責任者)
第6条 保有個人情報等の管理状況について監査するため、監査責任者を置く。
2 監査責任者は、振興課長をもって充てる。
(研修)
第7条 総括保護管理者は、保有個人情報等の取扱いに従事する職員に対し、保有個人情報等の取扱いについて理解を深め、保有個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な研修を行うものとする。
2 総括保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な研修を行うものとする。
3 総括保護管理者は、保護管理者及び保護担当者に対し、各課の現場における保有個人情報等の適切な管理のための研修を定期的に実施するものとする。
4 保護管理者は、所属職員に対し、保有個人情報等の適切な管理のため、総括保護管理者の実施する研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずるものとする。
第3章 職員の責務
(職員の責務)
第8条 実施機関の職員は、個人情報保護法及び番号利用法の趣旨にのっとり、関係法令を遵守し、並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報等を取り扱わなければならない。
第4章 保有個人情報等の取扱い
(アクセス制限)
第9条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等にアクセスをする権限(以下「アクセス権限」という。)を有する職員の範囲及びアクセス権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限定するものとする。
2 アクセス権限を有しない職員は、保有個人情報等にアクセスをしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報等にアクセスをしてはならず、アクセスは必要最小限としなければならない。
(複製等の制限)
第10条 保護管理者は、職員が業務上の目的で保有個人情報等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を必要最小限に限定し、職員は、保護管理者の指示に従いこれを行うものとする。
(1) 保有個人情報等の複製
(2) 保有個人情報等の送信
(3) 保有個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持ち出し
(4) その他保有個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第11条 職員は、保有個人情報等の内容に誤りを発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行うものとする。
(媒体の管理等)
第12条 職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、当該媒体の保管場所への施錠等の保有個人情報等の漏えい等を防止するための措置を講ずるものとする。
2 保有個人情報等が記録されている媒体を外部へ送付し、又は持ち出す場合には、原則として、パスワード、ICカード、生体情報等(以下「パスワード等」という。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。
(誤送付等の防止)
第13条 職員は、保有個人情報等を含む電磁的記録又は媒体の誤送信、誤送付、誤交付又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務又は事業において取り扱う個人情報の秘匿性等その内容に応じ、複数の職員による確認、チェックリストの活用等の必要な措置を講ずるものとする。
(廃棄等)
第14条 職員は、保有個人情報等又は保有個人情報等が記録されている媒体(端末機器及びサーバーに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報等の復元又は判読が不可能となる方法により当該保有個人情報等の消去又は当該媒体の廃棄を行うものとする。
2 保護管理者は、前項の規定による保有個人情報等の消去又は媒体の廃棄を委託して行う場合には、必要に応じて職員を消去若しくは廃棄に立ち会わせ、又は写真等を付した消去若しくは廃棄を証明する書類を求める等、委託先において消去又は廃棄が確実に行われていることを確認するものとする。
(保有個人情報等の取扱状況の記録)
第15条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備し、当該保有個人情報等の利用、保管等の取扱いの状況について記録するものとする。
(外的環境の把握)
第16条 保有個人情報等が、外国において取り扱われる場合(民間事業者が提供するクラウドサービスを利用する場合において当該クラウドサービスを提供する事業者の所在する国が外国であるとき、又は保有個人情報等が保存されるサーバーの所在する国が外国であるときを含む。)は、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、保有個人情報等の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
(個人番号の利用の制限)
第17条 番号事務取扱担当者は、番号利用法に定める事務の処理を行う場合に限り、個人番号を利用するものとする。
(個人番号の提供の求めの制限)
第18条 番号事務取扱担当者は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号利用法に定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第19条 番号事務取扱担当者は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号利用法に定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(特定個人情報等の収集等の制限)
第20条 職員は、番号利用法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報等を収集し、又は保管してはならない。
(取扱区域)
第21条 保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域を指定し、番号事務取扱担当者以外の者が特定個人情報等を閲覧できないよう措置を講ずるとともに、特定個人情報等が記載された書類等の盗難、紛失等を防止するための安全管理措置を講ずるものとする。
第5章 情報システムにおける安全の確保等
2 情報システム管理者は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めの整備を行い、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス記録)
第23条 情報システム管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定期間保存するとともに、アクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講ずるものとする。
2 情報システム管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス状況の監視)
第24条 情報システム管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容及びその量に応じて、当該保有個人情報等への不適切なアクセスの監視のために必要な措置を講ずるものとする。
(管理者権限の設定)
第25条 情報システム管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限を不正に窃取された場合の被害を最小限に抑えるため及び内部からの不正操作等の防止のため、当該管理者権限を最小限とする等の必要な措置を講ずるものとする。
(外部からの不正アクセスの防止)
第26条 情報システム管理者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずるものとする。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第27条 情報システム管理者は、不正プログラムによる保有個人情報等の漏えい等の防止のため、ソフトウェアに関する公開されたぜい弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置を講ずるものとする。
(情報システムにおける保有個人情報等の処理)
第28条 職員は、保有個人情報等について、一時的に加工等の処理を行うため複製を行う場合には、その対象を必要最小限とし、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去するものとする。この場合において、保護管理者は、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認するものとする。
(暗号化)
第29条 情報システム管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その暗号化のために必要な措置を講ずるものとする。
2 職員は、その処理する保有個人情報等について、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化を行うものとする。
(入力情報の照合等)
第30条 職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報等の内容の確認、既存の保有個人情報等との照合等を行うものとする。
(バックアップ)
第31条 情報システム管理者は、保有個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散して保管するために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム設計書等の管理)
第32条 情報システム管理者は、保有個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に漏れることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。
(端末機器の限定)
第33条 情報システム管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等の処理を行う端末機器を限定するために必要な措置を講ずるものとする。
(端末機器の持出禁止等)
第34条 職員は、情報システム管理者が必要であると認める場合を除き、端末機器を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(閲覧防止)
第35条 職員は、端末機器の使用に当たっては、保有個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムのログオフを徹底する等の必要な措置を講ずるものとする。
(記録機能を有する機器等の接続制限)
第36条 情報システム管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等の漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器又は媒体の情報システム端末機器等への接続の制限(当該情報システム端末機器等の更新に係る対応を含む。)等の必要な措置を講ずるものとする。
(サイバーセキュリティに関する対策の基準等)
第37条 情報システム管理者は、個人情報を取り扱い、又は情報システムを構築し、若しくは利用するに当たっては、サイバーセキュリティ基本法(平成26年法律第104号)第26条第1項第2号に規定するサイバーセキュリティに関する対策の基準等を参考として、取り扱う保有個人情報等の性質等に照らして適正なサイバーセキュリティの水準を確保するものとする。
第6章 情報システム室の安全管理
(入退室管理)
第38条 情報システム管理者は、保有個人情報等を取り扱う基幹的なサーバー等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い、監視設備による監視等の措置を講ずるものとする。
2 情報システム管理者は、保有個人情報等を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、前項の措置と同様の措置を講ずるものとする。
3 情報システム管理者は、必要があると認めるときは、情報システム室の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずるものとする。
4 情報システム管理者は、情報システム室の入退の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能を設定し、パスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム室の管理)
第39条 情報システム管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室に施錠装置、警報装置及び監視設備の設置等の措置を講ずるものとする。
2 情報システム管理者は、災害等に備え、情報システム室に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバー等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずるものとする。
第7章 保有個人情報等の提供及び業務の委託等
(保有個人情報等の提供)
第40条 個人情報保護法第69条第2項第3号又は第4号の規定により行政機関等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、個人情報保護法第70条の規定に基づき、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について提供先との間で書面(電磁的記録を含む。)を取り交わすものとする。
2 個人情報保護法第69条第2項第3号又は第4号の規定により行政機関等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、個人情報保護法第70条の規定に基づき、安全確保の措置を求めるとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行い、措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずるものとする。
3 個人情報保護法第69条第2項第3号の規定により他の行政機関等に保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、個人情報保護法第70条の規定に基づき、前2項に規定する措置を講ずるものとする。
4 特定個人情報等は、番号利用法に規定する場合を除き、提供してはならない。
(業務の委託等)
第41条 保有個人情報等の取扱いに係る業務を委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずるものとする。
2 保有個人情報等の取扱いに係る業務を委託する場合には、委託を受ける者との契約書に次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理体制及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認するものとする。
(1) 個人情報に関する秘密保持、利用目的以外の目的のための利用の禁止等の義務に関する事項
(2) 再委託(再委託先が委託先の子会社(会社法(平成17年法律第86号)第2条第3号に規定する子会社をいう。)である場合を含む。以下この条において同じ。)の制限又は事前承認等の再委託に係る条件に関する事項
(3) 個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 個人情報の安全管理措置に関する事項
(5) 個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(6) 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(7) 法令又は契約に違反した場合における契約解除、損害賠償責任等に関する事項
(8) 契約内容の遵守状況についての定期的な報告に関する事項及び委託先における委託された個人情報の取扱状況を把握するための監査等に関する事項
3 個人番号利用事務等の取扱いに係る業務を委託する場合には、委託先において、番号利用法に基づき町が果たすべき措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認するものとする。
4 保有個人情報等の取扱いに係る業務を委託する場合における取扱いを委託する個人情報の範囲は、委託する業務内容に照らして必要最小限でなければならない。
5 保有個人情報等の取扱いに係る業務を委託する場合には、委託する業務に係る保有個人情報等の秘匿性等その内容、量等に応じて、作業の管理体制及び実施体制並びに個人情報の管理の状況について、少なくとも年1回以上、実地検査又は書面による報告により確認を行うものとする。
6 前項の確認のほか、個人番号利用事務等の取扱いに係る業務を委託する場合には、委託を受けた者において、町が果たすべき措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行うものとする。
8 前項に定めるもののほか、個人番号利用事務等の取扱いに係る業務が再委託される場合には、委託をする個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報等の適切な安全管理が図られることを確認した上で、再委託の諾否を決定するものとする。
9 保有個人情報等の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣の契約書に秘密保持義務等の保有個人情報等の取扱いに関する事項を明記するものとする。
10 保有個人情報等を提供し、又は業務を委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、保有個人情報等の秘匿性等その内容等を考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部若しくは一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずるものとする。
第8章 安全管理上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第42条 保有個人情報等の漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合、番号事務取扱担当者が番号利用法、この規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合その他安全管理上の問題となる事案の発生又は発生のおそれを認識した場合には、これらの事案(以下「事案等」という。)の発生等を認識した職員は、直ちに当該保有個人情報等を管理する保護管理者に報告するものとする。
2 保護管理者は、事案等が発生したときは、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずるものとする。ただし、外部からの不正アクセス又は不正プログラムの感染が疑われる端末機器等の通信の切断等、被害の拡大防止のため直ちに行うことができる措置については、これを直ちに行い、又は職員に行わせるものとする。
3 保護管理者は、事案等の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者に報告するものとする。ただし、特に重大と認める事案等が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に当該事案等の内容等について報告するものとする。
4 総括保護管理者は、前項の規定による報告を受けた場合には、事案等の内容等に応じて、当該事案等の内容、経緯、被害状況等を速やかに町長に報告するものとする。
5 保護管理者は、事案等が発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるとともに、同種の業務を実施している課等に当該措置を共有するものとする。
(法に基づく報告及び通知)
第43条 漏えい等が生じた場合であって個人情報保護法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要するときは、前条の規定による措置と並行して、個人情報保護制度を主管する課長に報告した上で、速やかに所定の手続を行うとともに、個人情報保護委員会による事案等の把握等に協力するものとする。
(公表等)
第44条 個人情報保護法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要しない場合であっても、事案等の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案等に係る保有個人情報等の本人への対応等の措置を講ずるものとする。
第9章 監査及び点検の実施
(点検)
第46条 保護管理者は、各課における保有個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、必要に応じて定期又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
(評価及び見直し)
第47条 総括保護管理者及び保護管理者は、前2条の監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。
第10章 雑則
(委任)
第48条 この規程に定めるもののほか必要な事項は、総括保護管理者が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この規程は、令和6年7月1日から施行する。
(上富田町特定個人情報保護管理規則の廃止)
2 上富田町特定個人情報保護管理規則(平成29年規則第7号)は、廃止する。