2　文書は、原則として同一年限のものを綴らねばならない。

3　1冊の厚さが10センチメートルを越えるとき又は完結文書の性質、形状等により1冊に編集することが困難なものは、それぞれ適当な方法により分冊すること。

4　2以上の年度にわたるものは、適宜分冊して編集することができる。この場合においては、保存年限及び種別に十分考慮をはらうこと。

5　種別の異なる文書を一緒に編集した場合は、長期の種別の文書として取り扱うこと。

6　簿冊は、次の2種類の区分を定める。

2　各文書の類目、付記及び種別は、別表による。

2　前項に規定した分類は、文書分類表としてまとめ総務課が改訂及び維持を行う。

3　各課は、組織移動、事務分掌の異動により、文書分類表の変更が必要な場合は、文書処理票(様式第1号)により総務課に通知する。

4　文書分類表は、常用簿冊として管理し、年度毎の追加及び削除は加除式で行う。

5　文書分類表は、年度毎に写しを作成し、この写しを正本として、当該年度の文書分類表として保存する。

2　文書保存年限表の改訂及び維持は、各課で行う。

3　文書保存年限表は、常用簿冊として管理し、年度毎の追加は、加除式で行う。

4　文書保存年限表は、年度毎に写しを作成し、この写しを正本として当該年度の文書保存年限表として保存する。

5　総務課は、各課が改訂を行った文書保存年限表を集約して整理する。

2　各職員は、簿冊を新しく作成する場合には次に掲げる方法により行うものとする。

3　各職員は、新しく作成する簿冊に該当する簿冊基準名称が文書保存年限表にない場合は、次に掲げる方法により簿冊基準名称の追加の作業を行う。

4　総務課は、全庁の簿冊目録の集約整理及び廃棄の記録管理等を行う。

2　保管の対象となる文書は次の各号に定めるものとする。

2　文書の移し換えは現年度簿冊保管書棚から前年度簿冊保管書棚に簿冊を移動することにより行う。

2　文書の置換えは前年度簿冊保管書棚から保存書庫の課割当書棚に簿冊を移動することにより行う。

2　保存の対象となる文書は保管されていた前年度簿冊のうち保存年限が3年以上のものとする。

2　総務課長は借用期間中であっても、その必要が生じたときは、いつでも許可を取り消すことができる。

2　廃棄の対象は、保管されていた前年度簿冊のうち保存年限が1年のものと、保存されていた保存簿冊のうち保存年限が満了したものとする。

この規程は、平成12年10月1日から施行する。

この規程は、平成16年7月1日から施行する。

この規程は、令和3年4月1日から施行する。