○上富田町文書事務取扱規程

昭和44年8月20日

規程第3号

第1条 上富田町における文書事務の取扱いについては、別に定めるものを除くほかこの規程に定めるところによる。

第2条 文書事務は、適正かつ速やかに行うとともに、その処理の経過を明らかにするよう努めるものとする。

第3条 総務政策課は、次に掲げる事務を行うものとする。

(1) 全庁の文書管理事務の総括

(2) 廃棄文書の記録管理

(3) 書庫等、文書管理に必要な環境の整備

(4) 職員研修

第4条 課の文書事務を円滑適正に行うため、各課に文書取扱主任を置く。

2 文書取扱主任は、各課の長をもって充てる。

3 文書取扱主任は、その主管課内における次に掲げる事務を掌握する。

(1) 課の文書管理事務の総括

(2) 課の簿冊目録の整備

(3) 課内の職員研修

(4) 総務政策課との連携

第5条 総務政策課(出先機関にあっては文書取扱主任をいう。以下同じ。)は、到着した文書を収受するとともに直ちに開封し、電算機による受付処理を行った後、副町長に送付する。副町長は、送付された文書を閲覧後総務政策課長に返送し、総務政策課長は主管課に配布して受領印を受けるものとする。ただし、簡易な文書については受付印の押印並びに受付番号等の記載は省略することができる。

2 前項の規定にかかわらず親展文書、電報並びに書留、金券及び秘密の表示のある文書は、開封せず特殊文書処理簿(様式第1号)に記載の上直接名宛人に配布するものとする。

3 受付日時が権利の得喪又は変更に係ると認められる文書については第1項の規定により取り扱うほか到着時刻を記入するものとする。

第6条 主管課で直接受領した文書は、前条第1項ただし書に該当するものを除き、直ちに総務政策課に回付するものとする。

第7条 郵便料金の未納又は不足の郵便物は、総務政策課長が必要と認めるものに限り、その未納又は不足の料金を支払って収受することができる。

第8条 2以上の課に関連する文書は、総務政策課長が最も関連が深いと認める課に配布する。

第9条 課長は、配布された文書を閲覧後、速やかに係長を経由して担当者へ配布する。

第10条 当直員が受領した文書等は、当該日直又は宿直の任務が終了したとき、総務政策課長に引き継ぐものとする。

第11条 文書による事案の決定は、起案用紙(様式第2号)によって起案し、回議に付し、決裁を得ることによって行う。

第12条 起案した文書の処理に当たっては、次の各号に規定する事項に留意しなければならない。

(1) 起案文は、常用漢字及び平易な口語文を使用すること。

(2) 回議に当たっては、必要に応じて説明文を別紙として添えること。

(3) 書留、親展、内容証明等特別の扱いを必要とする起案文書については、その旨を「施行上の注意事項」欄に朱書すること。

(4) 起案文書には、必要に応じて処理の経過を示す文書、法令のばっすい等を付すること。

(5) 起案文書のうち、課内の回議を経たのち、他の関係課又は上司へ合議を必要とするものにあっては、担当者が他課の担当者又は上司に手渡すこと。

(6) 重要文書又は秘密を要する文書と認められる文書には「施行上の注意事項」欄にその旨朱書し、回議者に持ちまわって決裁を得ること。

(7) 起案文書のうち、最終決裁者が町長であるものは、決裁前に総務政策課長の審査を受けるものとする。副町長、課長が最終決裁者であるもので外部に伝達される文書についても同様とする。ただし、軽易な文書又は定型的反復的な文書については、審査を省略することができる。

第13条 担当者は、決裁済文書で、次の各号に掲げるものは、当該各号に定める総務政策課備付けの簿冊に記号、番号等の登録の処置をしなければならない。

(1) 条例、規則、訓令及び告示 法規番号簿

(2) 証明文書 証明文書簿

(3) 外部に発送する文書 文書処理簿

第14条 町の利益から秘密保全度が高く当事者以外の者に知られることが望ましくない文書(以下「秘密文書」という。)の処理は、次の各号の規定によるものとする。

(1) 秘密文書には、「秘密」の文字を起案文書に朱書すること。

(2) 秘密文書の管理は、主管課長がするものとする。

第15条 決裁文書の浄書は、主管課において行うものとする。

2 浄書を完了した場合は、起案文書と校合のうえ所定欄に浄書者及び校合者の印を押すものとする。

第16条 浄書済の文書を発送しようとするときは、公印及び契印を押印するものとする。ただし、総務政策課長の承認を得た場合は、これを省略することができる。

第17条 特別の場合を除くほか文書を発送する場合は、退庁時刻1時間前までに総務政策課へ持参しなければならない。

第18条 文書の処理が完結したときは、上富田町文書整理保存規程(昭和44年規程第2号)の定めるところにより整理するものとする。

附 則

1 この規程は、公布の日から施行する。

2 上富田町役場処務規程(昭和41年規程第2号)は、これを廃止する。

附 則(昭和55年5月31日規程第6号)

この規程は、昭和55年6月1日から施行する。

附 則(平成3年6月28日規程第5号)

この規程は、平成3年7月1日から施行する。

附 則(平成10年7月1日規程第9号)

この規程は、平成10年7月1日から施行する。

附 則(平成12年5月25日規程第4号)

この規程は、平成12年10月1日から施行する。

附 則(平成16年6月25日規程第12号)

この規程は、平成16年7月1日から施行する。

附 則(平成18年3月20日規程第4号)

この規程は、平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成19年3月26日規程第1号)

(施行期日)

1 この規程は、平成19年4月1日から施行する。

(様式に関する経過措置)

2 この規程の施行の際現にある第2条の規定による改正前の人員輸送車(マイクロバス)使用規程、第5条の規定による改正前の上富田町文書事務取扱規程及び第11条の規定による改正前の火葬専用自動車利用規程による様式(次項において「旧様式」という。)により使用されている書類は、それぞれこの規程による改正後の様式によるものとみなす。

3 この規程の施行の際現にある旧様式による用紙については、当分の間、これを取り繕って使用することができる。

様式第1号(第5条関係)

画像

様式第2号(第5条関係)

画像

様式第3号(第11条関係)

画像

上富田町文書事務取扱規程

昭和44年8月20日 規程第3号

(平成19年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
昭和44年8月20日 規程第3号
昭和55年5月31日 規程第6号
平成3年6月28日 規程第5号
平成10年7月1日 規程第9号
平成12年5月25日 規程第4号
平成16年6月25日 規程第12号
平成18年3月20日 規程第4号
平成19年3月26日 規程第1号