○上富田町戸籍情報システムに係るデータ保護管理要綱
平成13年5月7日
要綱第5号
(目的)
第1条 この要綱は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)、上富田町個人情報保護法施行条例(令和5年条例第2号)、上富田町電子計算組織管理運営規則(平成4年規則第12号)に定めるほか上富田町における戸籍情報システムに係る戸籍又は除かれた戸籍(以下「除籍」という。)のデータの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍情報システムの適正な管理運営を図ることを目的とする。
(1) 戸籍情報システム
戸籍情報帰属課に設置した戸籍専用コンピュータにより現在戸籍、除籍、附票及び人口動態調査等を磁気ディスク等に記録し、戸籍事務、附票事務及び人口動態調査等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データ
戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等
磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する磁気媒体をいう。
(4) ドキュメント
システム設計書、プログラム説明書、操作手引書、その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理にあたっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するよう配慮しなければならない。
(保護責任者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データ保護について統括的管理を図るため、戸籍データ保護責任者(以下「保護責任者」という。)を置き、住民課長をもって充てる。
(保護責任者の職務)
第5条 保護責任者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状況について常に把握し、戸籍データが的確に管理されるよう努めなければならない。
2 保護責任者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。また、事故が発生したときは、保護責任者は速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、戸籍事務管掌者に報告しなければならない。
(端末機取り扱い責任者の設置)
第6条 保護責任者は、端末機の適正な管理をするため、端末機取り扱い責任者(以下、「取り扱い責任者」という。)を置き、住民課班長又は住民課主幹をもって充てる。
(戸籍データ保護)
第7条 保護責任者は、戸籍データの漏洩、滅失及び棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な端末機は、来庁者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3 入出力された戸籍データは、不要となった時点で速やかに裁断等により復元できない方法によって処分しなければならない。
4 戸籍データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第8条 保護責任者は、磁気ディスク等を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 磁気ディスク等の受け払い及び管理については、名称・作成期日等必要な事項を台帳に記録しておかなければならない。
(3) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去したうえで、処分すること。
(出力帳票の管理)
第9条 保護責任者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 保管しておく必要のあらう出力帳票は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保すること。
(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 出力された帳票を廃棄するときは、焼却・裁断等の復元できない方法により確実に処分すること。
(ドキュメントの管理)
第10条 取り扱い責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取り扱い責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄のときには、保護責任者の許可を受けなければならない。
(パスワードの管理)
第11条 保護責任者は、戸籍情報システムの取り扱い職員(以下「取り扱い職員」という。)及び当該取り扱い職員の業務処理範囲を定めこれを厳重に管理しなければならない。
2 保護責任者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定めこれを厳重に管理しなければならない。
3 保護責任者は、パスワードを当該取り扱い職員以外の者に漏らしてはならない。
取り扱い職員は、パスワードを第1項により定められた業務の目的を越えて使用してはならない。
取り扱い職員は、自己のパスワードを他人に漏らし使用させてはならない。
(取り扱い状況の把握)
第12条 保護責任者は、取り扱い責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取り扱い状況を把握しておかなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末装置の使用状況
(3) 戸籍データの取り扱い状況
(4) 戸籍事務室の管理状況
(5) その他の戸籍情報システムの運用に関すること。
(端末機の操作)
第13条 端末機の操作は、取り扱い職員でなければ使用することができない。
2 端末機の操作は、戸籍事務、戸籍附票業務及び戸籍に関するデータを、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に検索してはならない。
(機器及びソフト等の保管)
第14条 保護責任者は、戸籍データの適正な管理を図るため、新任の取り扱い職員及び取り扱い職員に対して年1回程度の教育、訓練計画を策定し保護責任者の了承を得た後、これを実施しなければならない。
附則
1 この要綱は、「戸籍法及び住民基本台帳法の一部を改正する法律」(平成6年法律第67号)に基づいた戸籍事務のコンピュータ化について法務大臣の指定を受けた日から施行する。
2 この要綱の施行前に係る戸籍情報システムのデータ保護管理については、なお従前の例による。
附則(令和3年3月31日要綱第24号)
この要綱は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和5年3月29日要綱第21号)
この要綱は、デジタル社会の形成を図るための関係法律の整備に関する法律(令和3年法律第37号)附則第1条第7号に掲げる規定(同法第51条の規定に限る。)の施行の日から施行する。
別表
戸籍情報システムに係る機器及びソフト等の保管一覧
区分 | 管理責任者 | プライバシー保護 | 内容 |
戸籍用サーバー | 保護責任者 | ・施錠できるサーバラック | サーバラックの鍵は保護責任者が施錠できる保管庫に管理する。 |
・パスワードによる起動 | サーバーを起動する者は、保護責任者の任命した職員がパスワードを入力し起動させる。 | ||
・使用記録リスト | 使用記録リストを定期的に印字し、そのリストを施錠できる保管庫で管理する。 | ||
戸籍用クライアント | 保護責任者 | ・パスワードによる起動 | クライアントを起動する者は、保護責任者の任命した職員がパスワードを入力し起動させる。 使用記録リストを定期的に印字し、そのリストを施錠できる保管庫で管理する。 |
バックアップ用媒体 | 保護責任者 | ・バックアップ記録リスト ・施錠できる書庫 | バックアップ記録リストを定期的に印字し、そのリストを施錠できる保管庫で管理する。 |
「戸籍総合システム」のプログラム | 保護責任者 | ・複写及び変更不能のプログラム保護 | アプリケーションプログラムを複写変更させない為の保安装置をソフト的に講じる。 |