○上富田町文書事務取扱規程
令和7年3月17日
規程第2号
上富田町文書事務取扱規程(昭和44年規程第3号)の全部を改正する。
(趣旨)
第1条 上富田町における文書事務の取扱いについては、別に定めるものを除くほか、この規程の定めるところによる。
(文書事務)
第2条 文書事務は、適正かつ速やかに行うとともに、その処理の経過を明らかにするよう努めるものとする。
(1) 文書 上富田町の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、上富田町が保有しているものをいう。ただし、新聞、雑誌、書籍その他これらに類するものを除く。
(2) 主管課 上富田町事務組織規則(令和3年規則第9号)に定める課をいう。
(3) 文書管理システム 電子計算機を利用して、文書の収受、起案、決裁、保存、廃棄その他文書に関する事務の処理を行うための情報システムをいう。
(文書の取扱いの原則)
第4条 文書の処理及び管理は、文書管理システムにより行うものとする。
(総務課の職務)
第5条 総務課は、次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 全庁の文書管理事務の総括
(2) 廃棄文書の記録管理
(3) 書庫等、文書管理に必要な環境の整備
(4) 職員研修
(5) 文書管理システムの整備及び保守
(文書取扱主任の設置)
第6条 課の文書事務を円滑適正に行うため、各課に文書取扱主任を置く。
2 文書取扱主任は、各課の長をもって充てる。
3 文書取扱主任は、その主管課内における次に掲げる事務を掌握する。
(1) 課の文書管理事務の総括
(2) 課の簿冊目録の整備
(3) 課内の職員研修
(4) 総務課との連携
(文書の受領)
第7条 総務課(出先機関にあっては文書取扱主任をいう。以下同じ。)は、到着した文書を受領するとともに、主管課が不明な場合は、直ちに開封し、主管課に配布する。ただし、主管課に到着した文書及びファクシミリにより送信された文書は、主管課において受領するものとする。
3 受付日時が権利の得喪又は変更に係ると認められる文書については、第1項の規定により取り扱うほか、到着時刻を記入するものとする。
(料金不足の文書の受領)
第8条 郵便料金の未納又は不足の郵便物は、総務課長が必要と認めるものに限り、その未納又は不足の料金を支払って受領することができる。
(文書の配布)
第9条 2以上の課に関連する文書は、総務課長が最も関連が深いと認める課に配布する。
第10条 主管課の文書取扱主任は、配布された文書を閲覧後、速やかに担当者へ配布する。
(当直員の受領)
第11条 当直員が受領した文書等は、当該日直又は宿直の任務が終了したとき、総務課長に引き継ぐものとする。
(文書の収受)
第12条 主管課は、文書を受領し、又は配布を受けたときは、文書管理システムに必要事項を登録し、紙で受領した文書に収受印を押すとともに、収受の番号を記入しなければならない。ただし、処理に係る事案が定例的かつ軽易なものであるときは、文書管理システムの登録を行わないものとする。
2 通信機器により到達した情報は、その内容が、受信した主管課の所管に属するもので、当該文書取扱主任が文書としての取扱いをすることが必要であると認めるものは、速やかに文書管理システムに登録する。
(文書の供覧)
第13条 文書の供覧は、文書管理システムの電子供覧により処理を行わなければならない。ただし、全部又は一部が紙の文書である等の理由により電子供覧による処理を行うことができない場合は、文書管理システムから出力した供覧用紙により処理するものとする。
(文書の起案)
第14条 文書の起案は、文書管理システムの電子決裁により処理を行わなければならない。ただし、全部又は一部が紙の文書である等の理由により電子決裁による処理を行うことができない場合は、文書管理システムから出力した起案用紙により処理するものとする。
2 起案した文書の処理に当たっては、次の各号に規定する事項に留意しなければならない。
(1) 起案文は、常用漢字及び平易な口語文を使用すること。
(2) 回議に当たっては、必要に応じて説明文を別紙として添えること。
(3) 起案文書には、必要に応じて処理の経過を示す文書、法令のばっすい等を付すること。
(文書の回議)
第15条 事案の処理、施行が他の課に関係がある文書は、主管課長の査閲後、関係課の合議を経て決裁を受けなければならない。ただし、緊急やむを得ない場合は、直ちに決裁を得て処理した後、関係課に回議することができる。
(1) 条例、規則、要綱等及び告示
(2) 証明文書
(3) 外部に発送する文書
(秘密文書)
第17条 町の利益から秘密保全度が高く当事者以外の者に知られることが望ましくない文書(以下「秘密文書」という。)の処理は、次の各号の規定によるものとする。
(1) 秘密文書には、「秘密」の文字を文書に朱書すること。
(2) 秘密文書の管理は、主管課長がするものとする。
(公印の押印)
第18条 施行する文書には、公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書、その他公印を押す必要がないと認められる文書については、これを省略することができる。
2 公印保管者(上富田町公印規則(令和3年規則第15号)に規定する公印保管者をいう。)は、公印を押すときは、次に掲げる事項について審査しなければならない。
(1) 上富田町事務決裁規程(平成10年規程第5号)の規定による決裁の有無
(2) 決裁済文書と施行文書との確認
(3) その他公印使用について必要な事項
(文書の発送)
第19条 特別の場合を除くほか、文書を発送する場合は、退庁時刻1時間前までに総務課へ持参しなければならない。
(文書の整理)
第20条 文書の処理が完結したときは、上富田町文書整理保存規程(平成12年規程第5項)の定めるところにより整理するものとする。
附則
(施行期日)
1 この規程は、令和7年3月17日から施行する。
(経過措置)
2 この規程による改正後の規定は、この規程の施行の日(以下「施行日」という。)以後に作成し、又は取得する公文書について適用し、施行日前に作成し、又は取得した公文書については、なお従前の例による。
別記様式(第7条関係)
